Doc, come on board!

Hier geht es nicht um die Fortbildung „Doc on Board“, für Notfälle während eines Fluges. Hier geht es um einen guten Einstieg als neue:r Mitarbeiter:in an einer neuen Abteilung oder Klinik, eben Onboarding. Ziel ist, dass sich der:die Neue willkommen fühlt, das Team kennenlernt und weiß, was Sache ist, was zu tun ist und wie es zu tun ist und wie die Organisation so funktioniert. Das ist in jeder Branche sinnvoll. Auch im Gesundheitssystem und auch bei Ärzt:innen. Wenn es um die Arbeit im Team geht, möchten die allermeisten ein wichtiges und wertgeschätztes Mitglied des Teams sein. Und Gesundheitsberufe arbeiten nun mal sehr oft in – wechselnden – Teams. Bei jedem Dienst, Tag oder Nacht, kann eine unterschiedliche Zusammensetzung im Team sein. Manchmal kennt man einander kaum. Und dann gibt es in Österreich auch noch diese Ärzt:innen in Ausbildung zur Allgemeinmedizin, die wechseln alle drei Monate an eine neue Abteilung und damit auch in einen neuen medizinischen Fachbereich. Wie soll das bitte funktionieren, alle drei Monate neue ärztliche Mitarbeiter:innen – Neuling-Docs – im Team, fragen Sie sich? Hier finden Sie einige Antworten.

Onboarding als Zaubermittel?

Grade dann, wenn der Aufenthalt auf diesem Boot, der Abteilung, nur kurz dauert, weil Jungärzt:in bald an die nächste Abteilung wechselt, ist es besonders wichtig, schnell und strukturiert die Erwartungen, Ziele und Aufgaben zu vermitteln. Auch wie die Abteilung organisiert ist und wer wichtige Ansprechpersonen sind, ist für Neue gut zu wissen. Und ganz wesentlich ist: willkommen heißen!

Wenn man sich willkommen fühlt, bringt man sich gerne ein.

Jede Klinik, sogar jede Abteilung ist eine kleine Welt für sich. Sie unterscheiden sich in der Organisation schon alleine dadurch, dass untere Funktionseinheiten vorhanden sind. Operationssaal (OP) oder nicht, macht einen großen Unterschied für die Organisation und die Abläufe. Auch , ob es sich hauptsächlich um akute Geschehen, wie auf einer Unfallabteilung oder Notaufnahme handelt oder ob schwer kranke Menschen palliativ betreut werden, macht einen riesen Unterschied. Hier gibt es auch ganz unterschiedliche Anforderungen an die Kommunikation als ein Beispiel.

Deswegen ist wichtig, diese spezifischen Herausforderungen an der Abteilung zu kennen und mit aufzunehmen. Auch, wenn das für die, die schon ewig an der Abteilung arbeiten ja sonnenklar ist. Ich könnte jetzt auch sagen, alles was Ihnen sonnenklar erscheint, ist wahrscheinlich wichtig neuen Kolleg:innen zu Beginn mitzugeben. Auch muss klar sein, wer welche Rolle hat und was von welcher Rolle genau zu erwarten ist, meinen Sie, und dass das oft nicht ganz so klar sei? Stimmt, da haben Sie recht.

Wenn man weiß, was man zu tun hat, kann man auch Erwartungen erfüllen.

Wie in vielen meiner Blogartikel geht es auch hier um Ärzt:innen in Ausbildung, die, wie Sie vielleicht schon wissen, in Österreich Turnusärzt:innen (TÄ) genannt werden und den deutschen Ärzt:innen in Weiterbildung äquivalent sind. Da gibt es die Besonderheit, dass diese während ihres Aufenthaltes und Mitarbeitens an der Abteilung bestimmte Lerninhalte erreichen müssen. Und jede:r bringt dazu auch unterschiedliche Voraussetzungen mit und unterschiedliches Wissen. Das muss beim Onboarding schon mitbedacht werden.

Wenn alle die Ziele kennen, können sie auch erreicht werden.

Der Artikel kann / In diesem Artikel kann ich nicht auf diese spezifischen Dinge eingehen, sondern auf das Gemeinsame Gerüst, dass das mit spezifischen Inhalten vor Ort befüllt werden kann. Wir konzentrieren und deswegen auf das Onboarding von neuen Ärzt:innen und was es dabei zu beachten gilt, damit Neuling-Doc ganz schnell den erwarteten Durchblick hat.

Dazu habe ich mir einige Fragen ausgedacht, die für ein gelungenes, zauberhaftes Onboarding beantwortet werden sollten.

Gut geplant, ist halb gewonnen.

Was ist (das Ziel von) Onboarding?

Onboarding ist ein Prozess, der über einen bestimmten Zeitraum läuft und an dessen Ende Neuling-Doc die wesentlichen Bereiche und Ansprechpersonen kennt, die er: sie für die Arbeit braucht. Wichtig ist Onboarding zu planen, also Zeit dafür vorzusehen und die Bereiche, die für die/den konkreten neue:n Mitarbeiter:in wichtig sind, zu definieren. Bei Ärzt:innen in Ausbildung ist, wie gesagt, immer auch das Lernziel am Ende der Ausbildungszeit bei dieser Planung zu berücksichtigen.

Wer macht das Onboarding?

Das hat mit den Rollen zu tun, die es im Team gibt.

Die Begrüßung und Vorstellung neuer Mitarbeiter:innen ist meiner Ansicht Chef:innensache. Und das für alle neuen Mitarbeiter:innen. Es ist ein Ausdruck der Wertschätzung für die neuen Kolleg:innen und ein wichtiger Teil des Onboardings.

Natürlich können und sollten verschiedene Kolleg:innen Teile des Onboardings übernehmen. Idealerweise jede:r das eigene Schwerpunktthema bzw. den eigenen Bereich. Fachärzt:innen erläutern die Abteilungsorganisation und die medizisch-fachlichen Schwerpunkte und stehen als Ansprechpartner:innen und Supervisor:innen den TÄ während der Ausbildung an der Abteilung zur Verfügung. Falls es an der Abteilung ein Mentorensystem gibt, wird die Zuteilung Mentor:in zu Mentee ebenfalls Teil des Onboardings sein.

Die Einschulung zu konkreten Arbeitsabläufen im klinischen Alltag macht oft mehr Sinn, wenn es Kolleg:innen der gleichen Stufe übernehmen. Also altgediente TÄ schulen die neuen Kolleg:innen zu Beginn ein und jede:r steht für weitere Fragen zur Verfügung. Das könnte auch als Buddy-System angelegt sein, bei dem immer zwei TÄ ein Gespann bilden.

Das führt uns schon zur nächsten Frage:

Welche Elemente sollte das Onboarding unbedingt enthalten?

Ich stelle mir grade eine Matrix vor, die alle Aufgaben einer Abteilung enthält und auch alle Rollen, die im Team zu vergeben sind. Da gibt es dann, je nach Berufsgruppe und / oder Ausbildungsstand, unterschiedliche Verantwortlichkeiten. Riecht zwar erst mal nach viel Arbeit, kann aber unheimlich viel Klarheit hineinbringen ins Team. Diese Onboarding-Elemente (Aufgaben und Verantwortlichkeiten) sind dann sozusagen der beruflich-professionelle, medizinisch-fachliche Anteil. Dabei sind als extra-Teil Abläufe bei fachspezifischen Notfällen zu erwähnen und besser noch zu schulen (inklusive Notrufnummern, Türcodes,…).

Die Informationen zur Abteilungsstruktur sind ein weiterer wichtiger Aspekt. Stationen und Bereiche, Berufsgruppen im Team, etc. Dann die Abteilungsorganisation: wann finden Morgenbesprechungen, Visiten, Röntgenbesprechungen, etc. statt. Gibt es Zugangscodes und wie lauten sie. Eine kleine Telefonliste zum Einstecken – hurra – erleichtert das Leben zu Beginn. Administrative Abläufe und Prozesse, zumindest wo man sie findet oder wen man im Zweifelsfall fragen kann, sind ebenfalls essenziell. Ein kleines Willkommens-Büchlein oder ein Ordner im Computer wäre dazu schön, gerne mit FAQs. Apropos Computer – jeder Maurer braucht sein Werkzeug ab dem ersten Arbeitstag, so auch die Ärzt:innen: Zugang zum Computer bereits am ersten Arbeitstag, Telefon / Pager, Arbeitsgewand. Hier lässt sich erkennen, dass Onboarding an einer Klinik bereits vor dem 1. Arbeitstag beginnen muss.

Dann gibts noch die Bedürfnisabdeckungen: wie funktioniert das mit der Kaffeekasse an der Station, wo kann man Mittagessen oder wie läuft das mit der Essensbestellung im 25-Stunden-Dienst normalerweise und wo ist der Klo-Schlüssel fürs Personal versteckt…. Dazu gehören also auch die informellen Informationen.

Eine Einschulung vor dem ersten Nachtdienst an der Abteilung wäre ein Hit, oder besser: ist unabdingbar. Den ersten Nachtdienst dann gemeinsam mit einer:m Fachärzt:in einzuteilen die:der das weiß und Neuling-Doc fördert und fordert, das erscheint mir sehr sinnvoll.

Ärzt:innen in Ausbildung sollten Sie im Rahmen des Onboardings auch einschätzen: Welche Kenntnissse, Erfahrungen und Fertigkeiten sind vorhanden? Dann können Sie gemeinsam den Weg zur Zielerreichung festlegen. Hilfreich ist hier auch die Selbsteinschätzung der Ärzt:innen in Ausbildung. Geben Sie ihnen ein Rasterzeugnis in die Hand und lassen Sie die jungen Kolleg:innen selbst einschätzen auf welchem Niveau sie sich einschätzen.

Hab ich was vergessen? Hinterlassen Sie Ihre Ergänzungen gerne in den Kommentaren.

Wie soll das Onboarding ablaufen?

Strukturiert und geplant. In gut verdaubaren Happen, die am Besten auch gleich angewandt und ausprobiert werden können.

Wenn wir von Ärzt*innen in Ausbildung sprechen, die meist nur 3 Monate an der Abteilung bleiben, sollte es auch zeitnah abgeschlossen sein.

Wann ist das Onboarding abgeschlossen?

Dazu fällt mir eine Geschichte ein: als ich ca. 6 Monate in meiner Position als Ärztin für Arzt:innen in Ausbildung im Wilhelminenspital war, brauchte ich Unterstützung von einem Sekretariat. Leider konnte die Sekretärin das nicht, denn sie war dafür nach zwei Jahren noch nicht eingeschult. Das war für mich kurz nach Abschluss meines Turnus sehr erstaunlich, denn im Turnus für die Allgemeinmedizinische Ausbildung wechselte man damals alle zwei bis vier Monate die Abteilung. Also ein stetes On- und Offboarding, falls es das damals gegeben hätte.

Vielleicht ist es abgeschlossen, wenn man alle Kolleg*innen kenngelernt hat und weiß, was jede:r so macht und auch weiß, welche Aufgaben man selbst hat. Aber das fühlt sich sehr allgemein an.

Pragmatisch gesehen: Es ist abgeschlossen, wenn alle vorab geplanten Onboarding-Aktivitäten abgeschlossen sind.

Hilfreiche Fragen für alte Hasen zur Erstellung eines Onboarding-Plans

Wie sind Sie an Neuling-Doc an Abteilungen aufgenommen worden? Was daran war gut und was war für Sie entbehrlich.

• Was war für Sie hilfreich zu Beginn?
• Was hätten Sie sich gewünscht?
• Was hat Sie überfordert?
• Wenn Sie Fragen hatten, wussten Sie an wen Sie sich wenden können?
• ?

Sie können natürlich nicht nur sich selbst, sondern immer wieder auch die jungen / neuen Kolleg:innen fragen. Diese Elemente gehören in Ihr Onboarding.

Hilfreiche Fragen und ein paar Tipps für Neuling-Doc zu Beginn an einer neuen Abteilung

Dazu sollte Ihnen auch klar sein, was Ihre Ziele für die Abteilung sind, wo Ihre Herausforderungen und Unsicherheiten liegen und was Ihre Stärken sind.

Meine Fragen waren z.B.

• Wie macht ihr das hier mit der Kaffeekasse? – Ich trinke gern Kaffee und respektiere die vorhandenen Regeln.
• Wo hängt der Defi und wo finde ich das Notfall-Equipment? – Dann schaue ich, was dort drin ist und wie es funktioniert, weil im Notfall möchte ich das schon wissen.
• Habt ihr eine Liste mit den Telefonnummern und Ansprechpartner:innen der Abteilung / der Klinik?
• Gibt es schriftliche Unterlagen zur Abteilung?
• Wo bekomme ich das Ausbildungskonzept der Abteilung?- das habe ich mir immer vorab besorgt. Wichtig nicht fragen: Gibt es ein Ausbildungskonzept? Es muss eines geben.
• Wer ist für die Diensteinteilung zuständig? – eine typische vorab-Frage, finden doch die Diensteinteilungen einige Monate voraher statt.
• Wann ist der Termin für mein Einführungsgespräch bei der Abteilungsleitung? – eine Frage an das Abteilungssekretariat. Auch hier, wohlgemerkt, nicht fragen: Gibt es einen Termin…?
• Alle Fragen, die

Alle Fragen, die mit ja oder nein zu beantworten sind, bieten kaum Mehrwert an Information. Ihr Gegenüber überlegt sich mehr und ist aufmerksamer, wenn offene Fragen gestellt werden.

Es gibt nur eine Chance auf den ersten Eindruck.

Also stellen Sie sich vor. Gerne immer wieder vorstellen. Lieber einmal zu oft. Mir ist es gelegentlich passiert, dass ich mich nochmal vorstellte. Mein Spruch dann war in etwa so: „Zu euch kommen 1 bis 3 neue TÄ pro Monat und bleiben kurz. Super, dass du dir da gleich meinen Namen merkst. Für mich sind auf einmal 20 Leute neu und das auf jeder Station. Manchmal weiß ich dann nicht, ob ich mich schon vorgestellt habe. Drum hab ich mir angewöhnt, mich im Zweifelsfall lieber nochmal vorzustellen.“

Höflichkeit ist auch eine gute Art, Grenzen zu setzen gegenüber Patient.innen, Kolleg:innen oder Angehörigen. Achten und wahren Sie Ihre Grenzen.

Fragen Sie um Hilfe, wenn Sie an Ihre eigenen Grenzen kommen. Sie sind in Ausbildung um Ihre fachlichen Grenzen stetig zu erweitern. Wenn Sie überfordert sind, warum auch immer, holen Sie sich Unterstützung!

Mein Fazit

Je strukturierter das Onboarding, umso schneller und effizienter können neue Mitarbeiter:innen eingesetzt werden. Je kürzer die Aufenthaltsdauer an der Abteilung, umso effektiver sollte das Onboarding sein. Wenn jeden Monat neue Mitarbeiter:innen kommen, hilft ein schriftlich festgelegter Prozess, der letztlich Zeit spart.

Wenn Sie der / die ständig Neue, also TÄ in Ausbildung zur Allgemeinmedizin, sind, sollten Sie sich eine Liste mit Fragen erstellen, deren Antwort Ihnen hilft, zu wissen, was von Ihnen erwartet wird, wo Sie was finden und wie Sie sich schnell ins Team eingliedern können. Dann macht die Arbeit Spaß und Sie können sich Herausforderungen stellen und sich mit und in Sicherheit weiterentwickeln.

---